Automatisierung klingt immer sinnvoll, ist es aber nicht immer. Ein schlecht verstandener Ablauf wird durch Software nur schneller schlecht. Vor jedem Projekt lohnt sich deshalb eine nüchterne Prüfung.
Gute Kandidaten erkennen Sie an vier Merkmalen
- Der Ablauf wiederholt sich häufig.
- Er folgt klaren Regeln, die sich aufschreiben lassen.
- Fehler entstehen durch Abtippen, Vergessen oder falsche Weitergabe.
- Das Ergebnis lässt sich eindeutig prüfen.
Wann Zurückhaltung sinnvoll ist
Seltene Abläufe, Aufgaben mit vielen Ausnahmen und Entscheidungen, die Erfahrung und Urteilsvermögen erfordern, sind meist schlechte Kandidaten. Hier hilft oft eine bessere Checkliste mehr als Software.
Vorgehen
Schreiben Sie den Ablauf Schritt für Schritt auf. Messen Sie eine Woche lang, wie oft er vorkommt und wie lange er dauert. Entscheiden Sie dann, welche Schritte automatisch laufen können und wo eine Person freigeben sollte. Beginnen Sie klein, mit einem Teilablauf, und erweitern Sie erst, wenn er zuverlässig funktioniert.
Was Sie jetzt tun können
Schreiben Sie einen Ablauf auf, der Sie regelmäßig ärgert, und prüfen Sie ihn gegen die vier Merkmale. Erfüllt er mindestens drei, lohnt sich eine genauere Betrachtung. Prozessanalyse und Automatisierungsberatung gehören bei THALYRON zu Growth.